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公布日期:2022-04-06泉源:未知欣赏量:
会务构造实操

什么是集会?

集会是有构造、有向导、有目标的议事运动。是在有限的工夫和所在,依照肯定的步伐举行的,是引导事情的紧张方法。

集会是最陈旧的社会运动情势:太古先人围火议事,举行祭奠之典,封建期间天子早朝调集大臣议事等等。

集会是贯彻下级决议计划摆设,研讨推进事情落实的紧张一环。高效务虚地办妥巨细集会,是做好构造一样平常事情的底子,也是力戒情势主义、权要主义,进一步改良事情作风的详细要求。

所谓会务,便是集会事件性事情的简称,次要是集会准备、构造和谐、办事保证等事情。会务事情很紧张,办妥了,向导得意、参会职员得意,各人都开心;办欠好,向导品评、参会职员笑话,各人都丢脸。

会务事情中有个十分闻名的定律:“100-1=0”定律。即描述整个集会中1%的忽略就大概会招致100%的失败,要求做到“零不对”。

那么,怎样做好会务事情呢?明天次要谈三个方面的题目。

一、会务事情的根本套路

会务事情的事变和套路,次要依据集会的范例而定,一样平常分为会前预备、会间办事、会后处置3个阶段。

(一)会前预备阶段

除例会和小型集会及不布置食宿的短会,预备事情可得当简化外,一样平常集会都要依据实践必要,在会前做好以下13项预备事情。

1.订定集会方案。对集会的称号、宗旨、情势、范围、会期、议题、日程布置、经费预算、构造向导等拿出意见,提交向导讨论核定后,即作为构造准备集会的根据。如作变化,需实时叨教陈诉,不行自作主张,随意改动方案。必要留意的事,准备集会肯定要按划定政策办,要想按划定政策办,本人又要提早学习有关政策划定。

2.拿出会务事情实行方案。次要准备职员对本次集会所需的各项预备事情,按内容或包办部分归归类,定时间次序排列队,列出共有几多项事情,每项事情拟由哪个部分或团体卖力,以及各项事情的根本要求、完成的时限等。如许做可以使分担会务的向导和详细服务职员胸有定见[xiōng yǒu dìng jiàn],制止忙乱和大的疏漏。详细的尺度,便是不必要帮助质料、不留下空缺地带,只管即便用一个方案把一切的事都统起来、让一切的人都动起来,就像盘算机的步伐一样,让向导和构造按着方案“走”。假如该想到的事情没想到,就必要重复发起、重复叨教、重复研讨、重复落实,不但增大了事情量还很容易误事。在这个题目上,肯定要伸开想象的党羽,就像放影戏一样,起首在大脑里把将来大概遇到的一切题目、面对的一切抵牾息争决的一切措施,尽大概地计划设计好,越详细越省心。

3.构造召开和谐集会。较大型集会会务义务重,办事保证的部分多,要依据必要,构成会务事情班子,召闭会议准备事情和谐会。会务事情班子一样平常设秘书、质料、保证和新闻4个组。中型或小型集会可不设组,牢固几团体分担几个方面的准备事情即可。召闭会议准备事情和谐会的次要内容是:转达向导核定的集会方案,明白各组或大家的义务,研讨和增补《会务事情实行方案》,和谐一些交织和难度较大的事情,有针对性地提出要求,明白分工,责任到组到人。

4.印发集会关照。召闭会议的根本题目确定当前,要尽快收回集会关照,给到场集会的职员留出预备工夫。集会关照一样平常包罗“八要素”:即会名、次要内容、到场职员、报到工夫、会期、会址、着装、留意事变。留意事变次要讲必要携带什么质料或物品,要不要提早陈诉与会职员名单,要不要陈诉报到时需接站的人数及所乘坐车次,以及有题目怎样联系等。但关照的机遇也要掌握好。太早了,容易产生变革,又得发一个又一个的增补关照,他人会说你朝令夕改,惹起人家恶感;太晚了,人家来不及做与会预备,招致手忙脚乱。别的,发关照也不克不及避实就虚[bì shí jiù xū],有些事前和过后的工具也要思索到。

5.印制集会票证。大中型集会对正式列席集会的职员要发给列席证,列席集会的职员要发给列席证,集会事情职员要发给事情证,举行推举等其他紧张集会,还可印制利用印有座号的座次证,密级较高、收支住所需严厉控制的集会,还要印制车辆通畅证。种种票证颜色要美丽,且相互区别,以便于识别。集会种种票证应于集会报到前印制好,列席证、列席证、事情证一样平常在报到时核发,座次证一样平常在举行全领会议之前暂时分发。如会场有条件摆座签,最好用部署座签的办法代替座次证。

6.预备集会用品。本着节俭浪费的准绳,依照集会方案中的预算,置办文具等集会用品。惩处集会还要购置奖品等。假如集会有推举义务,要提早预备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。

7.印制与会职员和事情职员名册。住房分派、餐桌分别、德律风安置、座签填写等,都必要根据职员名册操持。为浪费工夫,可接纳“找”和“报”相联合的办法,即找以往集会名单或其他材料,提早拟个名单,上面报名单时,举行比较修正即可。职员名册肯定要正确,姓名、职务等根本状况不克不及有丝毫不对,这既表现事情职员能否具有严谨过细的事情作风,也表现事情职员对与会职员能否恭敬。比力好的措施是,职员名单统计好后,要经2-3人再核实一遍,确认无误后,再定稿打印。

8.印制《集会须知》。《集会须知》一样平常包罗6个方面的内容:克日程布置、集会编组、作息工夫、会务组等集会保证职员的住室及德律风号码、文明生存布置、留意事变。集会编组次要依据集会的义务确定,可以按单元分别,也可以按商业体系编组,每组要确定1至2名调集人,如需讨论,要分别每个组的讨论会场。

9.布置好生存保证。次要包罗食宿、医疗、宁静守卫和通讯4个方面。集会方案确定后,要把集会职员、炊事尺度及其他办事保证要求实时关照接会的款待所或宾馆。集会报到前3至5天,要催促款待所或宾馆举行集会生存供给的各项预备。集会报到前1至2天,卖力集会留宿布置的事情职员应到款待所或宾馆,对与会职员的住室、床位和就餐桌位,牢固到人,并贴好门签、摆放好餐桌座签。较大型集会都要布置大夫、护士及餐饮查验职员,设立医疗化验室,抽调宁静守卫和执勤职员。还要依据集会必要,增设通讯线路,架设德律风。

10.准备文娱运动。文娱运动一样平常布置在早晨,工夫不过长,以免影响越日闭会。会期较长的集会,一样平常要为每个住室送次要报纸,做到集会职员一报到,报纸就能发到。完成不了每个住室都送的状况下,要保证紧张向导每人一份。

11.设置会场。设置会场次要是两项事情:一是部署主席台,次要包罗悬挂会标、摆放配景、排定座次、架设并试用发话器,主席台座主要依照“中为主、左为上”的常规排定,拿禁绝的要实时叨教,不克不及自作主张。二是会场座区的布设,一样平常要将正式列席职员布置在会场靠前和两头地位,列席职员和事情职员布置在靠后或双方地位。别的,对会场的供电、供暖(冷)、音响等设置装备摆设要片面理解,如无掌握,应有应急方案。大中型集会,要和谐地方电源车和消防车到位备用。

12.做好接站预备。根据与会职员报到时所搭车次,印制《接站布置表》,次要列清什么工夫、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁卖力等,发给有关职员按表抓落实。

13.举行会务反省。会务事情次要卖力或包办的同道,在集会报到的前一天,要对集会的各项准备事情构造一次片面反省。发明漏服务项或办得不睬想的事变,要责成专人、有限工夫立刻补办或美满,发明其他题目也要随时研讨办理,催促各组不屈不挠[bú qū bú náo],高尺度、高质量地做好各项预备事情,包管集会定期召开。

(二)会间办事阶段

集会从报到之日起即进入集会阶段。集会召开时期要依据实践必要,做好以下12项事情。

1.构造好集会报到。布置接站职员和车辆,实时去机场、车站迎候,把到场集会的职员接往集会住处。确定专人,在闭会关照指定的报到所在和报到工夫内据守岗亭,包管自行到会的职员实时失掉布置。对一些暂时状况,如与会职员所带司机或支属冤家等需布置食宿的,报四处要实时掌握,妥善布置。实时核发集会证件、文具和集会质料。实时向分担向导陈诉报到状况。

2.开好准备集会。集会人数较多、会期较长或步伐较为庞大的集会,职员报到之后、正式集会之前,一样平常应召开冗长的准备集会,由各组调集人或事情职员到场,大会卖力人或秘书长掌管。次要内容是,简述集会准备状况和开法,介绍集会办事保证布置和计划,征求各组意见和发起,并对怎样开好集会提出盼望要求。

3.会场构造事情。每次举行全体或分组集会时,会务事情职员都要提早进入会场,起首反省会场设置和设置装备摆设,然后帮忙集会掌管人做好下列事情:构造与会职员入场、就座;盘点并陈诉到会人数,掌握和随时关照有关职员调控会场音响、温度、照明等;催促办事职员实时送水、倒水;构造会间苏息和开会登场;如集会暂时动议必要调解议程,增减议题,扩展或减少与会职员范畴等,也必要随时举行调理,作出得当布置。对推举等庞大的集会事变,要构造预演排演。推举前一天早晨,重复推演,直到清晨,确保十拿九稳[shí ná jiǔ wěn]。在充实预备的底子上,事情职员反响也要矫捷,呈现特别状况,反响要快,准确处置。

4.构造大会说话事情。集会布置有大会说话的,会务组要和质料组配合做好说话的构造布置。如会前已排定说话名单,预备好说话稿并已印有质料的,届时构造有关职员说话即可。如集会时期暂时确定布置说话的,应关照有关职员放松做好说话预备,并将说话标题搜集整理,呈掌管集会的向导人核定。说话次序一样平常按体例序列,也可按说话内容分列。要实时按说话次序提早把说话人请到前台或台侧就座,以免暂时喊人、收支延长工夫。对没无形成质料的说话,在说话后一样平常应将其说话稿留下,以便随后印发或保存备查。对紧张集会的大会说话,还应构造试讲。

5.集会掌管词的撰写。掌管词偶然由质料组卖力,偶然由会务组卖力。即便由质料组卖力,会务事情职员也要实时理解掌握。集会布置的变化、学习讨论的重点、转达贯彻的意见等,一样平常是经过向导的集会掌管词来发布和明白的。尤其是集会举行推举或表决等事变,集会掌管词实践即是集会的“剧本”,会务事情职员必需熟习掌管词,才干帮忙掌管人顺遂完成集会预定议程。

6.做好集会记载。要确定专人做好集会记载,包罗全领会议记载和分组讨论状况报告请示会记载。全领会议记载的要求是:没有印发质料的要辨别根据紧张水平做细致记载或摘记粗心与要点;已印发质料的,要偏重记载发言人作动身挥、补充或表明的地方,作为已印发质料的增补保存。紧张陈诉、发言要灌音、录像。向导人的即席发言,紧张的也要灌音,以便过后按灌音整理出发言稿。集会记载要利用公用的集会记载本,力图真实、正确、完备,不脱漏次要看法,不改动发言原意,有争议之处也要照实记载,客观地反应集会的内容和历程,为日后覆按提供根据。

7.分组讨论布置事情。分组讨论前,起首要帮忙各组落实好讨论场合,与各组调集人或事情职员坚持联系。分组讨论时,会务事情职员一样平常应分头到场各组的讨论,掌握第一手材料。假如向导要分头到场各组讨论,要留意做好和谐、分组、关照等事情。分组讨论的说话一样平常由各组事情职员卖力记载,经过调集分组讨论状况报告请示会、见面会或搜集各组记载本的办法加以汇总整理,向有关向导陈诉。

8.现场观光构造事情。事前要派职员观察现场,与被观光单元约定现场会开法和观光道路,提早做好各项预备。现场间隔较远、.需乘坐车辆时,要按组定车、编排车号、做好搭车构造事情和行车宁静守卫事情。观光时,会务事情职员要分工把口,增强联结和谐,一致指挥调理,维持好观光次序。

9.集会简报编印事情。有的集会为使向导成员与到场集会的职员之间和各组之间能互通谍报,交换状况,给向导掌管和引导集会提供根据和参考,要编印集会简报,由质料组或会务组编印分发。编印简报的一样平常要求是:题目要夺目,内容要精粹,篇幅要冗长,印发要实时。

10.文明生存的布置事情。依据集会日程和文明生存方案,一样平常布置影戏、录像,偶然构造看文艺节目或体育竞赛。对专业文明生存的构造布置,要增强构造和谐,把功德办妥,使与会职员心境舒服。

11.集会质料接纳事情。集会印发的属于失密范畴的文件质料,在集会完毕前应予以接纳,以防产生失泄密变乱。对因特别状况而缺交、漏交的,会后仍要跟踪接纳,不留去世角。尤其对新闻单元或其他暂时赴会借阅文件的职员,发文时肯定要注销和交接明白,他们离会时实时接纳。

12.做好与会职员的返程办事事情。会务组应在集会完毕前摸清底数,早作布置。需乘火车的,要提早2至3天咨询车次,预购车票,并辨别按搭车工夫编组,做好送站布置等。在这项事情中,最要害的是抓好宁静,应在集会完毕时,经过掌管集会的向导夸大返程宁静题目,严厉不开夜车、不开慢车等划定。

(三)集会善后阶段

集会完毕,会务事情不克不及同时完毕,还要持续做好集会的善后事情。集会善后事情次要有以下5项:

1.搞好财政结算。集会完毕后,会务组要实时与款待所或宾馆有关职员一同,核算住房、炊事等用度,并尽快结算印刷厂、办事社等核心账目。对凡属已参加集会预算或预算外开支应归入集会报销的经费,都要作来由置,不要有遗留的题目。

2.搞好会务事情总结。会务事情根本完成后,大会秘书处应实时调集全领会务事情职员举行总结,一定成果,指出题目,找出履历教导,并对体现好的职员举行表彰。对从外构造抽调来的职员,要将其集会时期的事情体现见告其地点单元,并明白回单元下班的工夫,制止集会一散,各奔工具,没有个交接和说法。

3.集会文件质料的合订保存。集会构成的统统文件质料,包罗掌管词和说话记载等,在会间都要留意搜集,会后要体系分列,装订成册,留作材料,一样平常应装2至3套,一套保存,其他可作为借阅材料。

4.会务用品的出借和整理。每次集会完毕后,对一些常用的集会用品,借来的应立刻出借,自置的应加以整理,以便下次再借或再用。

5.落实集会精力和催办集会决服务项。主理集会的构造在集会完毕之后,要明白职员,最好是到场办会的职员,接纳德律风联系或其他方法,对集会精力的转达贯彻状况和集会决服务项的操持状况,向各有关单元举行理解和敦促,务求把集会精力或决服务项落到实处,并实时将理解的状况反应给向导。

二、办会必要留意的细节题目

(一)会前,严谨过细抓好反省把关

1.会场门前有“三看”。一看前台。确定能否按要求设置签到台,签到表、签到笔、签到卖力人能否已到位,签到状况能否必要统计并实时与掌管人相同,能否必要向签到职员发放记载本、集会材料等。二看礼节。落实楼道口、会场门前等要害部位欢迎职员能否就位,雨天能否预备雨伞等欢迎物品;紧张路口、停车场有无引导职员或指示牌;会场标识能否分明。三看卫生。反省空中能否湿滑,有无果皮纸屑、树叶花瓣等异物;卫生间、过道能否扫除洁净;会场门外能否必要安排渣滓桶、痰盂等。

2.主席台上把“三关”。一把座席关。反省向导桌签能否与集会方案所列分歧,摆放次序、摆放地位能否标准;反省座椅能否壮实,下面有无破坏,有无污渍、尘土、图钉等,座椅间距能否符合,能否利便暂时收支。包罗合影,向导的椅子也不要摆的过于严密。摆的严密时,向导坐上去,肩膀挨着肩膀,会很舒服,有的向导身体很魁梧,乃至都坐不上去。座椅间距宁大勿小,得当大一些,向导坐着宽松些会比力惬意。二把质料关。反省集会议程、掌管词、发言稿等材料能否完备,并分外留意掌管词、接待词、发言稿、事情陈诉之类因人而异的质料能否与说话人座位对应。三把物品关。反省台上茶杯、矿泉水、纸巾、烟灰缸等物品能否切合要求,茶杯手柄偏向能否公道(手柄偏向应该朝后,不克不及朝前了);反省条记本、中性笔等用品能否到位,摆放能否划一。

3.设置装备摆设办法重“三查”。一查宁静。反省应急出口能否翻开,消防通道能否流通,灭兵器、报警器、消防栓、应急光源等能否可用;电器设置装备摆设运动插头能否结实,暂时毗连的电源、信号线路能否容易绊倒行人,能否容易被人绊开。二查波动。反省无线发话器电量能否富足,集会前后需播放的音乐、提醒语音能否预备到位,测试音响发声能否正常,有无杂音、啸叫,会场声响巨细、上下能否符合;电脑、网络、投影仪、银幕、电视机、摄像头号仪器运转能否正常,若暂时呈现妨碍,能否有备用设置装备摆设或应急步伐,怎样举行应急操纵等。三查标准。照明办法能否破坏,全体光芒能否合适;空调结果能否牢靠,室内温度能否安宁;必要演示的课件能否已拷贝到电脑指定地位,演示职员能否提早到位并试机;会标能否正确、标准,旌旗、盆景能否划一、雅观。

(二)会中,一心一意[yī xīn yī yì]抓好共同和谐

1.心系向导“三把稳”。一是把稳向导发言。向导发言自己是宣布意见、表达态度的紧张方法,也是集会决定的紧张体现情势,要把稳向导发言吐露的信息及其本意,以便会后转达集会精力或草拟集会纪要。二是把稳向导举措。要联合向导的平昔习气、兴趣、身材情况等实践状况,只管即便了解向导台上眼神、手势等详细寄义。三是把稳向导布置。要大抵理解向导档期(影戏用语),须要时上条件醒向导,避免集会超时错过紧张运动;向导会前布置的告急事情,如提示、材料通报等复杂事情能否落实到位等。

2.表里相同“三实时”。一是实时构造。集会时期若需举行合影等运动,应提早拿出细致运动方案,联系好拍照师,部署好拍照园地和站位次序,并事前与掌管人、到场向导、事情职员相同,做好暂时构造。二是实时相同。集会内容、工夫很大概暂时产生变革,会场事情职员要实时与场外职员相同,以便其实时做好相干预备。三是实时对接。会场事情职员在场内要当好“二传手”,与场外职员对接相干状况,并妥善处置相干事件,避免贻误紧张事变。

3.思于集会“三不忘”。一是不忘失密。不将集会材料对外传达,不向有关职员吐露集会内容;集会用到的材料要标准办理,避免遗失。二是不遗忘录。按要求记载集会相干要素和要点,便于会后贯彻落实或出具集会纪要,须要时对向导发言、紧张决定等举行灌音或录像。三是不忘次序。集会开端后,应封闭集会室入口,克制有关职员进入。要自动维持会场次序,带头封闭手机或将手机设为震惊、静音形式,并只管即便不随意走动或收支集会室,因特别缘故原由的确必要收支,也只管即便不影响别人,制止从投影仪下方颠末;集会举行时如产生杂乱,会场事情职员要实时调停,分外是紧张的级别较高的集会,避免在杂乱中产生不测状况。

(三)会后,殷勤标准抓好后续办事

1.集会完毕“三落实”。一是落实交通。保证会场通向内部的出口和通道流通;确认向导分开的交通东西已在场外待命;反省交通劝导或引导职员能否就位。二是落实物品。与会职员所有离场后,应反省现场能否有物品遗落,紧张集会材料能否所有发出或带走;要分外存眷雷雨、冰雪等恶劣气候状况,实时和谐落实雨具、防滑垫等物品。三是落实信息。集会完毕,应与后续运动构造职员相同信息,分外是向导暂时决议分开、增长后续运动关键某人员等信息,应实时关照运动构造职员做好预备;后续运动构造者会有一些状况必要暂时提供,会场事情职员应留意坚持通讯流通,共同完成相干义务。

2.会后办事“三留意”。一是留意次序。集会完毕后,向导登场、专车分列等都应依照集会构造次序,制止形成杂乱。二是留意职员。会场事情职员应对后续运动到场职员举行引导、维护和确认,分外是登场和登车关键,应避免相干职员落伍。三是留意特护。要分外存眷老同道、病残人士,并高兴为他们提供利便。

3.集会落实“三放松”。一是放松整理。一样平常的集会,应尽快整剖析议精力,构成集会纪要、备忘录等文件,若向导明白了详细要求,应依照向导指示,或整理向导发言灌音,或将相干材料汇编成册,或尽快撰写宣传稿件、信息要讯报送至相干单元。二是放松转达。应尽快将集会精力向本单元相干职员复杂转达,便于掌握状况,并实时将构成的文件、灌音整理稿等下发至响应的单元和构造,以便依照实行。三是放松贯彻。应实时依照集会要求落实相干事变,须要时可布置构造对集会精力、紧张事变落真相况举行督查。

三、会务职员应留意掌握的题目

一是既要按分工服务,又要正自动揽事。作为会务事情的构造者,主要的是搞好统筹和谐,区分义务,明白责任,分兵把口。每一个会务事情职员,都要依照分工实行职责,保质保量地完成应干的事变。会务事情片面睁开之后,有些“联合部”的事情很难界定该谁干,假如一味夸大叫干啥就干啥,这类事情就容易挂空挡,还必要会务事情职员具有正自动揽事干的精力。有些突击性义务和暂时性事情,很难事前布置,必要暂时调解力气,会合人手干,假如没有正请缨、自动到场的精力,这类义务容易推委扯皮;有些向导间接交办的大概上面哀求操持的事变,纷歧定是按正常分工和正常渠道下达的,假如捏词本人不分担而承受不痛快,或操持不正,都市形成误时漏事,影响会务保证的质量,影响构造的威信。以是,做好会务事情,第一位的本质是具有正自动的精力。分派的义务疾速优质地干,“联合部”的事情自动干,暂时性事情抢着干,遇到难和抵牾正自动地克制,发明他人的不对和题目正自动地补偿。

二是既要笃志抓详细,又要仰面观全局。会务事情多数是一些详细真实的事,肯定要有不厌其小、不厌其碎,一步到位、一抓究竟的事情作风。要当“主攻手”,不妥“二传手”。详细事到了本人手里,就要落地有声,把它“扣去世”。搞会务最怕“放手掌柜,作风,应该留意养成“笃志抓详细,办就办究竟”的精良习气。在此底子上,还要统揽全局,“眼观六路,耳听八方”,对集会里里外外、上上下下的事变,在不违背失密划定的条件下,力图多理解、多掌握,事事体贴,到处把稳,全局在胸。

三是既要告急快干,又要严谨过细。会务事情是一项突击性很强的暂时性义务。会务事情者应该具有告急快干、闻风而动[wén fēng ér dòng]的作风,具有享乐刻苦、一连作战的精力。对本人分担的事情,对曾经明白的义务,不等不拖,尽早办,往前赶。偶然为了夺取工夫和自动,必要有一股宁可不吃、不喝、不睡,也不克不及延长事情、影响全局的拼搏干劲。必要提示的是,在告急快干、加班突击的历程中,肯定要严谨过细,绷紧根绝错漏这根“弦”,避免毛手毛脚、慌中堕落、忙中添乱、一蹴而就[yī cù ér jiù]。

四是既要八面玲珑[bā miàn líng lóng],又要善抓要害。会务事情无大事。从事会务事情肯定要思索全面、照顾殷勤。上上下下、前前后后、方方面面的状况和题目,都要照顾到、假想好,有多套方案,有几手预备。但,人的精神终究是有限的,对客观事物的展望也难以完全正确,再擅长动脑也有想不到的地方,履历再多也故意料不到的事变,八面玲珑[bā miàn líng lóng]只是一个寻求的目的、一种高兴的地步;因而在力图片面殷勤的底子上,还应擅长掌握要害,捉住次要抵牾。

五是既要高兴把事办妥,又要对峙节俭持家。会务事情离不着花钱。为了把事办妥,该花的钱要舍得花;为了包管结果,不克不及因计算经济丧失而形成大的政治丧失和事情主动。但在高兴把事办妥的条件下,要对峙节俭浪费。布置食宿、购置用品,都应一丝不苟[yī sī bú gǒu],能省一点算一点,力图少费钱,多服务。理论证明,会务事情职员节俭浪费的看法强,“小算盘”盘弄得勤,有许多钱是可以省下的。总之,做会务事情要有经济头脑,擅长算经济账,既要把会务办妥,又要节流、用好有限的经费。

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